Sincronización Comercial Premium

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En este caso práctico encontrarás información importante que te ayudará a realizar la conexión y sincronización de información entre Idea VR y CONTPAQi® Comercial Premium.

Instalación y configuración Idea Sync

Para lograr una sincronización entre Idea VR y CONTPAQi® Comercial Premium primero debes instalar y configurar el conector Idea Sync.

Haz click en el enlace de cada tema para conocer a detalle los procesos:

Descarga del instalador Idea Sync Instalación y configuración del Conector Idea Sync

Crear una empresa en CONTPAQi® Comercial Premium

Una vez que se instaló y configuró correctamente el conector Idea Sync es necesario ingresar a CONTPAQi® Comercial Premium y realizar lo siguiente:

1. Ingresa a CONTPAQi® Comercial Premium y genera una empresa nueva con razón social “LA GRAN EMPRESA”.

   

2. Ingresa al catálogo de productos y registra el producto “Mouse Rosa” con clave SAT “43211800”. En la pestaña 2 Precios y Costos, captura el precio 200 en la Lista de precios 1 y guarda el producto.

   

3. Genera una entrada al almacén por 50 piezas para el producto agregado previamente.

   

4. Valida con F7 que las existencias del producto sean correctas.

   

Crear empresa Idea VR

Para sincronizar la información con CONTPAQi® Comercial Premium es necesario generar una empresa de tipo de conexión Sync en Idea VR.

En el catálogo de empresas de Idea VR crea una empresa con el nombre “LA GRAN EMPRESA”, selecciona Sync en el campo Conexión y habilita la conexión como se muestra en la imagen.

Llena los demás campos obligatorios de la ventana y haz click en Agregar.

Nota

Si manejas la facturación global en CONTPAQi® Comercial Premium, habilita el botón deslizante que se muestra en el encabezado de esta ventana. Recuerda que esto influye en la configuración de conceptos en la caja y en cómo se enviarán las ventas a CONTPAQi® Comercial Premium. Para más información consulta la ayuda que se encuentra en la ventana.

Cambia de empresa y selecciona la que acabas de crear.

Al cambiar a la nueva empresa, verás que se muestra el siguiente mensaje “Aún no se configura una licencia para Idea Sync”. Esto significa que falta configurar la conexión con la empresa de CONTPAQi® Comercial Premium.

Configurar conexión Sync Idea VR

Una vez configurado el conector, creada la empresa en CONTPAQi® Comercial Premium y en Idea VR es necesario configurar la conexión dentro del sistema.

Para conocer a detalle el proceso, consulta la

Instalación y configuración del Conector Idea Sync

Una vez que esté configurada correctamente la conexión con la empresa en CONTPAQi® Comercial Premium se mostrará la leyenda “En conexión con Idea Sync”.

Captura de catálogos Idea VR

Antes de comenzar a realizar ventas en el sistema es importante configurar algunos catálogos y realizar algunas configuraciones necesarias para poder vender. Los catálogos que vamos a llenar para este ejercicio son los siguientes:

Almacenes Vendedores Dispositivos

Almacenes

Ingresa al catálogo de Almacenes y da de alta un nuevo registro.

1. Ingresa al menú Generales => Almacenes.

   

2. En la siguiente ventana haz click en Agregar.

   

3. Asigna los datos correspondientes al almacén, por ejemplo

   

   Nota

   En el campo Almacén Comercial selecciona el almacén de la empresa en CONTPAQi® Comercial Premium que se asociará al nuevo almacén.

4. Haz click en Agregar para registrar el almacén.

   

Vendedores

Para poder realizar las ventas es necesario registrar los vendedores para posteriormente asociarlos a las cajas de venta.

Nota

Para poder agregar un vendedor es necesario que previamente esté registrado como nuevo usuario en el sistema. Para más información, consulta la ayuda integrada Usuarios en el sistema.

1. Ingresa al menú Ventas => Vendedores.

   

2. En la siguiente ventana haz click en Agregar.

   

3. Captura los datos necesarios del vendedor y selecciona el almacén creado anteriormente, por ejemplo:

   

   Nota

   Si en CONTPAQi® Comercial Premium utilizas agentes de venta, asócialo en el campo Agente CONTPAQi de esta ventana.

4. Haz click en Agregar para registrar el vendedor.

   

Dispositivos

Ahora es necesario agregar el dispositivo en la que se registrarán los pedidos. En este dispositivo asociarás el vendedor y el almacén creados anteriormente. El dispositivo debe ser de tipo Venta, con estatus Abierta y para el sistema Web. Sigue los siguientes pasos realizar la captura de la caja:

1. Ingresa al menú Ventas => Dispositivos.

   

2. En la siguiente ventana haz click en Agregar.

   

3. En la siguiente ventana, configura la nueva caja con los siguientes datos:

   Campo	Valor
   Empresa	EmpresaMarta
   Almacén	AlmacenMarta
   Vendedor	El usuario que se configuró como vendedor
   Sistema	Web
   Nombre	CAJASYNC3
   Estatus	ABIERTA

   

   Nota

   Consulta la ayuda integrada a la ventana para conocer más sobre la captura de la caja.

4. En la pestaña Serie y Folio marca las casillas Usar Serie y Folio, según necesites crédito o contado. En el apartado Conceptos Documentos Comercial selecciona los conceptos de remisión o factura que se utilizarán para generar documentos.

   

   Para poder visualizar el apartado de Conceptos Documentos Comercial es necesario tener activa en la configuración general del sistema la configuración Usa conexión con Comercial, como se muestra en la imagen.

   

   En la parte inferior de la ventana, captura la serie que te ayudará a identificar el origen de los documentos. Haz click en el botón Obtener para traer el último folio utilizado en CONTPAQi® Comercial Premium.

   

   Nota

   Si en la configuración de la empresa tienes activada la Facturación global, en este apartado aparecerán los campos para seleccionar los conceptos comerciales que no se timbran, por ejemplo: Remisión.

5. Haz click en Agregar para registrar la caja.

   

Sincronización de productos

Al realizar este proceso deberás ver la misma cantidad y configuración de productos que existen en la empresa de CONTPAQi® Comercial Premium y en Idea VR.

1. Ingresa al menú Inventario => Productos Comercial.

   

2. En la siguiente ventana, haz click en el botón Importar / Actualizar Todos.

   

3. El sistema comenzará a realizar la sincronización y se mostrará un mensaje confirmando la cantidad de productos importados con éxito.

   

4. Valida en el catálogo de productos de Idea VR que el producto se importó con las mismas configuraciones que tenía en CONTPAQi® Comercial Premium.

   

   Producto en CONTPAQi® Comercial Premium:

   

5. Para validar las existencias dirígete al menú Inventario => Existencias, indica los filtros correspondientes para consultar el producto y haz click en Consultar.

Historial de pedidos

1. Para consultar los pedidos generados desde el aplicativo, ingresa al menú Ventas => Pedidos => Historial de pedidos.

   

2. En este módulo podrás filtrar la información por rango de fechas, serie, folio y por el estado de la venta, por ejemplo: Abierto, Pagado, Cancelado o Facturado.

   

Envía venta a CONTPAQi® Comercial Premium

Una vez que la venta fue generada correctamente, es necesario enviarla a CONTPAQi® Comercial Premium para que las existencias del producto se afecten correctamente.

Realiza los siguientes pasos:

1. Ingresa al menú Utilerias => Documentos comercial.

   

2. En la siguiente ventana indica los filtros de búsqueda para encontrar la venta. Selecciona aquellas ventas que vas a enviar CONTPAQi® Comercial Premium y haz click en Exportar.

   

   Nota

   Si la venta aún no se encuentra en CONTPAQi® Comercial Premium, en la columna En Comercial se mostrará la palabra No.

3. Valida que se genere la exportación de forma correcta.

   

   En caso de que se presente algún error, desde esta opción podrás visualizar la bitácora.

   

   Si requieres más detalle acerca del error podrás verificarlo ingresando al Menú de la empresa => Bitácoras => Errores.

   

   También puedes ingresar a la ruta

   C:\Program Files (x86)\Compac\CONTPAQiSync

   donde existe una bitácora adicional que puedes consultar en caso de errores:

   

4. Cuando la exportación se realiza de forma exitosa en Idea VR cambiará el registro a color verde. Además, en la columna En Comercial el registro tendrá la palabra Sí.

   

   En el sistema CONTPAQi® Comercial Premium ya podrás ver el registro de la remisión o factura según tu configuración:

   

5. Hasta este momento podrá reflejarse la afectación de existencias del producto en Idea VR.

   

Consideraciones

Consideraciones generales

Para trabajar correctamente en Idea VR y sincronizar tu información de forma exitosa toma en cuenta las siguientes consideraciones importantes:

Idea Sync en modo aplicación

Para poder hacer el envío de ventas CONTPAQi® Comercial Premium de forma exitosa utilizando Idea Sync en modo aplicación es necesario que la ventana de Idea Sync esté abierta en todo momento y que se haga click en Iniciar.

Para trabajar en modo aplicación el servicio Idea Sync no debe estar iniciado ya que utiliza el mismo puerto. En caso de tener iniciado el servicio, al intentar iniciar en modo aplicación podría presentarse el siguiente mensaje:

Si aparece este mensaje al iniciar el Idea Sync, simplemente detén el servicio Servior Idea Sync desde los servicios de Windows® e intenta nuevamente.